Hoe verhoog je de slagingskans van een verandering? 7 tips

Als je iets wilt veranderen en verbeteren in je organisatie, dan wil je natuurlijk dat je plan een succes wordt. Wat je vaak ziet is dat er op basis van een goed idee gestart wordt met ‘veranderen’, maar dat de uiteindelijke resultaten tegenvallen.

De directie heeft een plan en geeft de medewerkers opdracht om vanaf een bepaalde datum te werken op de nieuwe manier. Een aantal medewerkers gaat er mee aan de slag. Een deel doet niets, omdat ze de verandering niet heeft ‘meegekregen’. En een deel van de medewerkers schiet in de weerstand en werkt zelfs tegen. De verandering, hoe goed die ook is, mislukt. Hoe voorkom je dat dit gebeurt?

Wij delen een aantal tips om een verandering betere te laten slagen.

Tip 1: Laat medewerkers onderdeel zijn van de verandering. 

Betrek medewerkers actief bij het verandertraject. Hierdoor wordt de verandering beter gedragen op de werkvloer. Maar dat is niet het enige voordeel. Medewerkers hebben vaak erg goede ideeën over hoe hun werk beter, makkelijker, sneller of veiliger kan. Samen kun je een nog grotere verbetering realiseren.

Hoe verhoog je de slagingskans van een verandering? Als je iets wilt veranderen in je organisatie dan kost dat tijd en energie. Je wilt dan natuurlijk dat de verandering slaagt. Hoe zorg je voor een grotere slagingskans?

Tip 2: Zorg dat medewerkers weten waarom de verandering wordt ingezet. 

Bij veel bedrijven zijn de missie, visie en strategie niet goed bekend op de werkvloer. Het management is op de hoogte, maar de medewerkers niet (of niet voldoende). Ook de doelen van de organisatie zijn vaak onvoldoende bekend bij medewerkers. Wat is het hogere doel van de organisatie? Het uitdragen en uitspreken van doelen en zaken als missie en visie geeft medewerkers richting. Een term die hiervoor ook wel gebruikt wordt is “Big Hairy Adacious Goal (BHAG)”. De BHAG zorgt ervoor dat iedereen in de organisatie weet waar de organisatie naar toe wil en welke uitdagingen daarvoor moeten worden aangegaan. Dit is trouwens niet alleen belangrijk bij veranderingen. Ook in de omgang met klanten of bij andere werkzaamheden is het belangrijk dat een medewerker werkt met de missie en visie in zijn of haar achterhoofd.

Veranderen is moeilijk. Je wilt natuurlijk graag dat je plan een succes wordt. De directie geeft de medewerkers opdracht om vanaf een vastgestelde datum te werken op de nieuwe manier. Het idee is goed, maar de uiteindelijke resultaten vallen tegen…. Wat kun je doen om dit te voorkomen?

Tip 3: Creëer urgentie.

Een belangrijke voorwaarde voor een succesvolle verandering is urgentiebesef (sense of urgency) bij de betrokkenen. Wat is de noodzaak van de verandering? Een verandering start vaak vanuit kwantitatieve en kwalitatieve analyses. Het besef tot urgentie en noodzaak overbrengen met behulp van metaforen en storytelling is echter enorm belangrijk voor het slagen van de verandering.

Je genereert urgentiebesef en energie door emoties als hoop, vertrouwen, optimisme en enthousiasme te stimuleren. Urgentiebesef creëer je namelijk eerder door te visualiseren, dan door dikke rapporten te delen. Wat gebeurt er met de organisatie als we niets doen, als we niét veranderen? Kijk vanuit de bril van de klant naar de organisatie en schets daarbij een krachtig toekomstbeeld.

Tip 4: What’s in it for me? 

Bij een grote verandering is alleen het communiceren van de organisatiedoelstellingen niet voldoende. Dit merk je vaak aan afwerende reacties als “ ?” Houd in gedachten dat een verandering gaat écht pas lukken als medewerkers zelf de beslissing nemen om mee te doen met de verandering.

Het algemene doel van de organisatie heeft daarom nog iets extra’s nodig. Een medewerker wil graag weten wat zijn of haar voordeel van de verandering is. Mensen willen bij een verandering graag een duidelijk antwoord op de vraag ‘What’s In It For Me?’. Dit kunnen ‘positieve voordelen’ zijn, zoals minder administratieve lasten of meer vrijheid.  ‘Negatieve voordelen’ zoals het behouden van je baan of behoud van bepaalde rechten, kunnen ook goede ‘triggers’ zijn. Het leggen van een relatie met de pijnpunten zorgt voor herkenning en erkenning. De verandering gaat helpen met het verminderen van klachten of wachttijden of het verbeteren van een traag ICT-systeem. Zorg voor een passende boodschap voor je doelgroep(en)!

Tip 5: Vier successen en mijlpalen.

Door het vieren van successen zien medewerkers wat de verandering hen oplevert. Ook het stilstaan bij een mijlpaal in een project is belangrijk.

Succes motiveert. Je wordt uitgedaagd om door te gaan, te groeien en ontwikkelen. Het delen van successen creëert daardoor dus ook weer nieuwe successen.

Het vieren van successen en mijlpalen laat ook zien dat je trots bent op je medewerkers. Positieve aandacht creëert en versterkt het gevoel van verantwoordelijkheid en verbondenheid. Het zorgt voor een betere sfeer binnen je organisatie en kan zorgen voor meer productiviteit en meer succes.

Tip 6: Als je iets wilt veranderen en verbeteren in je organisatie, dan wil je natuurlijk dat je plan een succes wordt.

Geen of te weinig informatie zorgt voor angst en weerstand. Maak gebruik van het Veranderverhaal. Het Veranderverhaal geeft de medewerkers antwoord op de volgende vragen:

• Waar komen we vandaan? (geschiedenis)
• Waar staan we en/of wat hebben we bereikt? (vandaag)
• Wat doen we goed?
• Waar zijn we (minder) goed in?
• Wat speelt er in de markt & maatschappij?
• Waarom is het dan ook zaak te veranderen?
• Waar willen we naar toe?
• Wat moeten we daarvoor doen? (wat doen we al, moeten we nog meer doen, en niet meer doen)
• Wat betekent dit precies voor wie?
• Wat betekent dat voor hun werk en gedrag/handelen?
• Wat gaan we nu concreet doen en wanneer?

Houd medewerkers op de hoogte tijdens het veranderproces. Geef niet alleen een ‘knoppencursus’ van een nieuw programma of nieuwe tool, maar zorg er ook voor dat er aandacht is het nieuwe proces en voor de soft skills, zoals het gewenste gedrag bij het omgaan met klanten.

Tip 7: Evalueren

Het is belangrijk om te evalueren. Zowel tijdens als na het project. Waarom? Tijdens een tussentijdse evaluatie kun je bijsturen. Daarmee voorkom je dat je aan het eind van de periode je doel niet bereikt en heel veel tijd en geld hebt geïnvesteerd in de verkeerde dingen.

Om een verandering te verankeren in de organisatie is het ook belangrijk om de verandering te blijven volgen. Evalueren betekent dat je leerpunten krijgt voor een nieuwe verandering of project.

Het is goed om vóóraf te bedenken wat je wilt met de evaluatie. Op welke momenten wil je evalueren? Zijn er bepaalde mijlpalen in het project waarop het slim is om te reflecteren?

Als je bij aanvang al nadenkt over de evaluatie, dan het gemakkelijker om de vragen na afloop te beantwoorden.

• De resultaten: Heb je je doel bereikt? Wat waren bijkomende uitkomsten? Wat waren de succesfactoren van het project?
• Het proces: Wat ging er goed en wat kon er beter? Wat heb je nodig om het volgende keer beter te doen?
• Hoe was de samenwerking? Was er voldoende kennis, ervaring en competenties aanwezig?

Evalueren zorgt voor meer succes!